Como ya hemos visto, dentro de la metodología Scrum existen muchas etapas que ayudan a lograr la mejora continua de tus proyectos. Su ventaja más importante es poder iterar sobre entregables establecidos en dos a tres semanas (sprints), haciendo parte al cliente de cada uno de ellos. Si usas correctamente Scrum, puedes obtener muchas enseñanzas gracias a una de sus etapas más importantes: la retrospectiva. Pero, ¿cómo se puede aprovechar al máximo esta instancia?
¿Cuál es el objetivo de una retrospectiva?
No importa qué tan bueno sea el equipo de Scrum, siempre hay una oportunidad de mejora. Entender esto es fundamental para lograr perfeccionar nuestros proyectos. La retrospectiva tiene como objetivo analizar cómo fue la última iteración llevada a cabo, qué cosas funcionaron bien y cuáles no, cómo trabajó el equipo sobre ella y qué problemas tuvo.
El equipo debe asignar un momento en su calendario para realizar las retros, el cual debería coincidir con la finalización y review de cada sprint. Idealmente debe participar todo el equipo, incluso el Product owner. Una vez realizada, se podrán sacar conclusiones y acciones concretas para mejorar de cara al siguiente sprint. Como resultado a largo plazo, la retro permitirá encontrar formas superadoras para plantear futuros objetivos.
¿Cómo organizar las retrospectivas de la forma más eficiente?
El rol del Scrum Master
El Scrum Master es el rol clave para llevar adelante las restrospectivas. Él liderará la reunión formulando las preguntas. El resto del equipo irá contestando y debatiendo cada una de ellas. El objetivo final es conseguir acciones que cada integrante pueda realizar durante el siguiente sprint, para mejorar la experiencia de trabajo.
Su rol es de facilitador, ya que busca lograr el objetivo de la retrospectiva. Por otro lado, impulsa a que todos los participantes se puedan expresar y puedan debatir sobre las mejoras a aplicar. A esto lo puede alcanzar de diferentes maneras:
✔ Pidiendo opiniones uno por uno a los participantes y luego sacando conclusiones en base a todo lo recolectado.
✔ Puede dejar que los participantes sean los voluntarios que inicien los tópicos según su interés y él solo modere los debates.
✔ Puede hacer una dinámica colaborativa con un board, donde todos aporten sus visiones en una especie de brainstorming.
Una vez finalizada la retro, los equipos suelen votar por los items que creen necesarios incluir en el sprint que está por iniciar. Al final ese print, deberán usar como guía de la retro, la lista de ítems seleccionados en la retrospectiva anterior.
¿Cómo organizar la retrospectiva de la forma más eficiente?
Existe la posibilidad de que lo descrito anteriormente sea un escenario ideal y no todas las retros cumplan fácilmente su objetivo. Factores como la falta de participación, la evasión de temas conflictivos o el sentimiento de que no se logran nuevos descubrimientos de mejora, son algunos de los problemas a mitigar.
Según el libro Agile Retrospectives (Making good teams great), existe una estructura de retro que en 5 pasos ayudará a evitar todos los contratiempos y lograr sacar el máximo provecho:
- 1. Set the stage: En esta primera parte se busca ‘preparar el escenario’ o romper el hielo. Se hacen preguntas o se eligen dinámicas para ver el estado de ánimo de los presentes. A demás, se identifica quiénes estan dispuestos a participar, para poder guiar la retro hacia el objetivo deseado. Una buena dinámica puede ser la llamada 3 por 1 (Apertura).
- 2. Gather data: Una vez roto el hielo, lo escencial es recoletar toda la información sobre el último sprint. El objetivo es encontrar qué sucedió en él, qué se hizo bién, qué recursos ayudaron a conseguir los objetivos. De la misma manera, encontrar los aspectos negativos: qué se hizo mal o qué nos bloqueó.
- 3. Generate insights: Teniendo en cuenta el resultado del paso anterior, ahora se busca generar motivaciones hacia el próximo sprint. Allí se documentarán qué cosas se quieren evitar, qué nuevos objetivos queremos remarcar y qué nuevos riesgos pueden aparecer.
- 4. Decide what to do: Una vez esclarecidos los objetivos y sus impedimentos, se buscan las acciones que pueda realizar el equipo para alcanzar los objetivos o mitigar esos riesgos. ‘La lista abierta de acciones’ es una de las herramientas que se pueden implementar para ayudar este paso. Las acciones planteadas deben ser concretas y realizables por una persona en una fecha determinada.
- 5. Close the retrospective: El cierre de la retrospectiva. Más allá de su resultado, el objetivo principal debe estar en que el equipo salga motivado y animado para el siguiente sprint.
Tip extra: usando plataformas compatibles con Scrum como Jira, se pueden obtener analytics para analizar durante cada daily, o en conjunto en la retro. 💡
Conclusiones sobre la retrospectiva
Luego de ver todas las ventajas que ofrece, es necesario entender la verdadera importancia que posee para la mejora contínua de los entregables. Realizar una retro bien planificada que refleje cambios en el próximo sprint, se traducirá positivamente en la forma de trabajo del equipo.
También es clave que el Scrum Master realice su propia retro sobre la retro….. sí, aunque suene loco. Si encontraras que la reunión no fue lo suficientemente fructífera, es necesario revisarla para encontrar mejores dinámicas. De lo contrario, ¡los cambios en el próximo sprint no llegarán solos!
